سياسة الخصوصية

١. نطاق تطبيق هذه السياسة

تنطبق هذه السياسة على المنشآت التي ترخّص المنصة ("العملاء")، وعلى المستخدمين الذين يفوّضهم هؤلاء العملاء لاستخدامها، وعلى كل من يتواصل معنا بشأن المنصة.

بالنسبة لبيانات الفواتير والمعاملات داخل بيئة Business Central الخاصة بالعميل، يكون العميل هو المتحكم في البيانات وتعمل برو ماكس جلف بصفتها معالجاً للبيانات وفقاً لتعليمات العميل الموثّقة وشروط اتفاقية الخدمة السارية. أما البيانات التي نجمعها مباشرةً — كطلبات المبيعات وتذاكر الدعم وسجلات الفوترة — فتكون برو ماكس جلف هي المتحكم فيها.

٢. البيانات التي تعالجها المنصة

تعمل المنصة داخل بيئة Business Central الخاصة بالعميل وتتبادل البيانات مع منصة فاتورة التابعة للهيئة لإصدار الفواتير الإلكترونية وتصديقها والإبلاغ عنها، وتعالج في سبيل ذلك:

• بيانات الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة — أرقام الفواتير وتواريخها وبنودها والكميات والأسعار ومبالغ الضريبة والإجماليات.
• معرّفات البائع والمشتري — الاسم النظامي والرقم الضريبي ورقم السجل التجاري والعنوان، وبيانات تواصل المشتري متى استلزمت المعاملة ذلك.
• المكوّنات التشفيرية وأدلة الامتثال — طلبات توقيع الشهادات (CSR) ومعرّفات الختم التشفيري (CSID) والشهادات ومراجع المفاتيح الخاصة وبصمات الفواتير والمعرّفات الفريدة (UUID) ورموز QR وملفات XML الموقّعة.
• سجلات التبادل مع الهيئة — محتوى الطلبات والاستجابات وحالة التصديق والإبلاغ والتنبيهات وأخطاء التحقق والطوابع الزمنية الواردة من واجهات فاتورة.
• البيانات التشغيلية — حالة طوابير المهام ومحاولات إعادة الإرسال وسجلات الأخطاء ومعرّفات البيئة والإصدار ومؤشرات الأداء المستخدمة للمراقبة والدعم.
• بيانات حسابات المستخدمين — هوية مستخدم Business Central الذي نفّذ الإجراء، وتُستخدم لمسارات التدقيق ومعالجة الأعطال.

٣. البيانات التي نجمعها مباشرةً

بمعزل عن المنصة، نجمع ما تزوّدنا به: اسمك وبريدك الإلكتروني المهني ورقم هاتفك واسم شركتك ومحتوى رسالتك عند استخدام نموذج التواصل أو مراسلتنا؛ إضافةً إلى السجلات اللازمة لإدارة التراخيص والاشتراكات والفوترة والدعم.

لا يجمع موقعنا سوى ما يلزم لعرض الصفحة، ولا نستخدم ملفات تعريف ارتباط إعلانية أو تتبّعاً عبر المواقع.

٤. أغراض المعالجة

• تشغيل المنصة — إصدار الفواتير الإلكترونية وتوقيعها وتصديقها والإبلاغ عنها للهيئة وفق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة وقراراته التنفيذية.
• إدارة دورة حياة الشهادات — التسجيل والتجديد والإلغاء لشهادات الامتثال والإنتاج (CSID).
• مراقبة الموثوقية — رصد الإرسال الفاشل وإعادة المحاولة تلقائياً وتنبيه فريقنا وفريقكم قبل نشوء فجوة امتثال.
• تقديم الدعم — دراسة التذاكر وإعادة إنتاج المشكلات وتطبيق الإصلاحات.
• الحفاظ على الامتثال — الاحتفاظ بسجلات التدقيق التي يلزم بها النظام الضريبي السعودي المكلّف، وتلك التي تلزمنا بها التزاماتنا التنظيمية.
• إدارة أعمالنا — الترخيص والفوترة ومراسلات الخدمة وتطوير المنصة.

٥. الأساس النظامي للمعالجة

نعالج البيانات استناداً إلى العقد المبرم بين برو ماكس جلف والعميل، وإلى امتثالنا وامتثال العميل لأنظمة الضريبة والفوترة الإلكترونية في المملكة، وإلى مصلحتنا المشروعة في تشغيل المنصة وتأمينها وتحسينها. ومتى تطلّب الأمر موافقة — كالمراسلات التسويقية — نطلبها ويمكنك سحبها في أي وقت.

٦. مكان تخزين البيانات

تُخزَّن بيانات الفواتير التي تنتجها المنصة داخل بيئة Business Central الخاصة بالعميل — أي في مستأجر مايكروسوفت السحابي للنشر السحابي، أو في البنية التحتية للعميل للنشر الداخلي. ولا تحتفظ برو ماكس جلف بنسخة منفصلة من دفتر فواتير العميل.

تُخزَّن السجلات المطلوبة للفوترة الإلكترونية ويُحتفظ بها داخل المملكة العربية السعودية وفقاً لمتطلبات الهيئة. وفي حالات النشر الداخلي تقع على العميل مسؤولية التأكد من استيفاء موقع الاستضافة لهذه المتطلبات، ونقدّم له المشورة بشأن التهيئة اللازمة.

أما بيانات الدعم والمراقبة — السجلات والتشخيصات والتذاكر التي ترسلها إلينا — فتُحفظ على أنظمتنا ويقتصر الوصول إليها على من يحتاجه من العاملين.

٧. مشاركة البيانات والمعالجون من الباطن

لا نشارك البيانات إلا عند اللزوم لتشغيل المنصة:

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — تُرسَل مستندات الفواتير وأدلة الامتثال إلى منصة فاتورة امتثالاً للنظام.
• مايكروسوفت — عند تشغيل العميل لـ Business Central سحابياً تبقى البيانات في مستأجره لدى مايكروسوفت ووفق شروطها.
• مزوّدو الخدمات — مزوّدون مُدقَّقون للاستضافة والمراقبة والاتصالات، ملتزمون بالسرية وبشروط معالجة متوافقة مع هذه السياسة.
• الجهات المختصة — عند وجود التزام نظامي بالإفصاح لجهة سعودية مختصة.

لا نبيع البيانات الشخصية ولا نشاركها لأغراض إعلانية لدى أطراف ثالثة.

٨. مدد الاحتفاظ

يجب الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية وأدلة الامتثال المرتبطة بها بموجب أنظمة ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية في المملكة — وهي حالياً ست سنوات كحد أدنى من نهاية الفترة الضريبية المعنية، ومدة أطول لبعض الأصول. وتوجد هذه السجلات في بيئة العميل ويحتفظ بها العميل تبعاً لذلك.

يُحتفظ بالسجلات التشغيلية وبيانات المراقبة لمدة تصل إلى 24 شهراً، وهي مدة كافية لدراسة الحوادث ودعم مسار التدقيق الضريبي. وتُحفظ تذاكر الدعم والمراسلات التجارية طوال مدة العلاقة التعاقدية مضافاً إليها المدة التي يوجبها النظام. أما طلبات المبيعات التي لا تُفضي إلى تعاقد فتُحذف خلال 24 شهراً.

٩. الأمن

توقّع المنصة كل مستند بالختم التشفيري الخاص بالعميل وترسله عبر قنوات مشفّرة. وتبقى المفاتيح الخاصة داخل بيئة العميل ولا تُنقل إلى برو ماكس جلف بصيغة غير مشفّرة إطلاقاً. ولا يُمنح فريق الدعم لدينا وصولاً إلى بيئات العملاء إلا بتفويض، وفي أضيق حدود المهمة، ومع تسجيل كل وصول.

نطبّق التحكم بالوصول القائم على الأدوار، ومبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات، والنقل المشفّر، وإدارة التحديثات والثغرات، والمراجعة الدورية لضوابطنا. ولا يمكن ضمان أمان أي نظام ضماناً مطلقاً، لكن في حال وقوع اختراق يمسّ بياناتك سنُشعرك وتُشعَر الجهات المختصة دون تأخير غير مبرّر.

١٠. حقوقك

بموجب نظام حماية البيانات الشخصية السعودي يحق لك طلب الاطلاع على بياناتك الشخصية لدينا، وتصحيحها أو حذفها، والاعتراض على بعض عمليات المعالجة أو تقييدها، وطلب نسخة بصيغة قابلة للنقل، وسحب موافقتك متى كانت المعالجة قائمة عليها.

إذا كانت بياناتك داخل بيئة Business Central الخاصة بأحد العملاء فوجّه طلبك إليه، وسنقدّم له الدعم اللازم للاستجابة. أما البيانات التي نتحكم بها فتواصل معنا عبر البيانات أدناه وسنردّ خلال المدة النظامية. ولك كذلك حق التقدّم بشكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

١١. تعديلات هذه السياسة

قد نحدّث هذه السياسة كلما تغيّرت المنصة أو المتطلبات التنظيمية. ويعكس تاريخ التحديث أعلى الصفحة النسخة السارية دائماً، وسنُشعر العملاء مباشرةً بأي تغيير يؤثر جوهرياً في كيفية معالجة بياناتهم.

١٢. التواصل

للاستفسارات المتعلقة بالخصوصية أو طلبات البيانات أو التواصل مع مسؤول حماية البيانات لدينا: